Seit je her sind Unternehmen dazu verpflichtet die geltenden Gesetze und Vorschriften einzuhalten. Sei es z.b. das Arbeitsrecht, die Sozialgesetzgebung, Steuer- und Bilanzrecht, Mitbestimmungsrecht,  Arbeits- und Umweltschutzgesetze und vieles mehr. Bei den Themen des Arbeitsrechts, der Sozialgesetzgebung, Steuer- und Bilanzrecht und der betrieblichen Mitbestimmungsrechte sind die Unterhemen durch die Betriebsprüfungen der Sozialversicherungsträger und Finanzbehörden in der Regel gut aufgestellt. Die Themenbereiche Arbeits- und Umweltschutz stehen nicht immer in ausreichenden Maße im Focus der Unternehmensleitung obwohl hier erhebliche Bußgelder bei Verstößen drohen.

Im Rahmen der Veröffentlichung der Normen DIN ISO 9001:2015, DIN ISO 14001:2015 und der ISO 45001:2018 hat die Bedeutung des Umgangs mit rechtlichen Verpflichtungen im Unternehmen weiter zugenommen. Hier sollte aber nicht die Erfüllung von Normen im Vordergrund stehen, sondern die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen, denn diese werden mit erhebliche Bußgeldern für die Geschäftsleitung bei Verstößen sanktioniert.

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Betriebliches Organisationsverschulden

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Das betriebliche Organisationsverschulden bezieht sich auf die Haftung von Unternehmen wegen Organisationsverschuldens. Der haftungsbegründende Umstand ist in aller Regel die Verletzung einer Organisationspflicht. Organisationspflichten sind die rechtlichen Anforderungen hinsichtlich des Aufbaus des Betriebs und der Abläufe innerhalb des Unternehmens. Wird zum Beispiel durch einen Mitarbeiter (m/w/d) eine Verkehrssicherungspflicht verletzt und es stellt sich heraus, dass der Mitarbeiter (m/w/d) für die ihm zugewiesenen Aufgaben und Verantwortungen gar nicht geeignet war, haftet das Unternehmen wegen Organisationsverschuldens. Die Organisation des Unternehmens und der innerbetrieblichen Abläufe obliegt per Gesetz dem Vorstand eines Aktiengesellschaft (AG) beziehungsweise der Geschäftsführung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) (vgl. § §§ 77 ff. Aktiengesetz [AktG]; §§ 6 Absatz 1, 35 Absatz 1 GmbH-Gesetz [GmbHG]).

Die Rechtsfigur des betrieblichen Organisationsverschuldens ist ein Unterfall der unerlaubten Handlung gemäß § 823 Absatz 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) und wurde von der Rechtsprechung entwickelt.

Im Wesentlichen kann es in drei Fällen zu einer Haftung wegen betrieblichen Organisationsverschuldens kommen:

1. Das Unternehmen delegiert bestimmte Aufgaben und/oder Verantwortung an einen Mitarbeiter (m/w/d), der hierfür nicht geeignet oder qualifiziert ist. Das Unternehmen trifft hier ein eigenes Verschulden, da es bei der Auswahl des Mitarbeiters (m/w/d) einen Fehler gemacht hat oder zumindest nicht sorgfältig genug war (sogenanntes Selektionsverschulden).

2. Das Unternehmen versäumt es, erforderliche Anweisungen zur Wahrnehmung bestimmter Arbeitsaufgaben zu erteilen oder die Anweisungen sind nicht vollständig oder enthalten Fehler (sogenanntes Anweisungsverschulden).

3. Das Unternehmen überwacht die betrieblichen Abläufe und die Ausführung delegierter Aufgaben und Verantwortung nicht ausreichend oder gar nicht (sogenanntes Überwachungsverschulden).

 

Ihr Weg zu Compliance

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1. Rechtskataster und bindende Verpflichtungen

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Das Rechtskataster ist und bleibt der erste und wichtigste Schritt in Richtung Compliance. Im Rahmen von Zertifizierungen wurde das in vielen Firmen in der Vergangenheit so umgesetzt, dass eine Liste von Gesetzen erstellt oder aus dem Internet kopiert wurde. Mir persönlich sind als Auditor schon Listen mit drei oder auch mehreren Hunderten von Gesetzen vorgelegt worden.

Aber was oder wem nützt ein Rechtskataster, das lediglich eine Aufzählung von Gesetzen darstellt?

Es geht es vielmehr darum die konkreten Rechtspflichten zu ermitteln, von denen das Unternehmen aufgrund seiner Tätigkeiten berührt ist. Doch dazu muss jedes Gesetz und jede Vorschrift genau durchgearbeitet werden.

In den Rechtsbereichen Umwelt, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sprechen wir hier von bis zu 100 und teils sogar noch mehr unterschiedlichen Gesetzen, Verordnungen und Regeln.

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Nach der Ermittlung der für Ihr Unternehmen zutreffenden Rechtspflichten aus Gesetzen und Verordnungen entsteht ein Rechtspflichtenkataster, welches dann um die die Auflagen und Nebenbestimmungen aus Genehmigungsbescheiden, Weisungen von Aufsichtsbehörden, wie z.b. Gewerbeaufsicht, Berufsgenossenschaften oder Anforderungen von staatlichen Organisationen  erweitert wird. Die kontinuierliche Überwachung, ob es zu Änderungen der Vorschriften oder zur Veröffentlichung neuer relevanter Vorschriften kommt, sind zu organisieren. Änderungen sollten stets in das bestehende Rechtspflichtenkataster einfließen.

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2. Compliance Audit

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Anhand eines Compliance Audits wird ein SOLL-IST Vergleich durchgeführt. Hierbei wird ermittelt, in wie fern den Anforderungen entsprochen wird oder ob Handlungsbedarf besteht. Während des Audits lässt sich in der Regel schon feststellen, ob es sich um Systemmängel oder nur punktuelle Abweichungen handelt. Bei Abweichungen werden dann anhand eines Maßnahmeplans Korrekturmaßnahmen eingeleitet. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es sinnvoll ist, parallel zu den einzuleitenden Sofortmaßnahmen Systeme zu entwickeln, welche verhindern, dass diese Abweichung dauerhaft auftreten.

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3. Compliance durch Umsetzung, kontinuierliche Überwachung, Kontrolle und Pflichtenübertragung

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Die ersten beiden Schritte zu Compliance sind gemacht. Um Rechtssicherheit zu erreichen bedarf es vor allem der Umsetzung, kontinuierlichen Überwachung und Kontrolle der Einhaltung der Rechtspflichten. Ohne eine rechtsichere betriebliche Organisation sind diese einzig und alleine Aufgaben des Unternehmers, sprich des Geschäftsführers. Dieser Personenkreis haftet privat mit seinem Vermögen bei Verstößen. Daher ist es wichtig, die Rechtspflichten den betroffenen Abteilungen bzw. Funktionsträgern zuzuordnen und diese durch eine sogenannte Pflichtenübertragung zu delegieren.

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Idealerweise wird die Delegation der Unternehmerpflichten so organisiert, dass alle leitende Funktionen eingebunden sind. Vom Geschäftsführer über die Abteilungsleiter (m/w/d), vom Abteilungsleiter(m/w/d) über die Meister(m/w/d) bis hin zum Vorarbeiter(m/w/d) oder Teamleiter(m/w/d). Je tiefer die Delegation geht, je detaillierter müssen diese Pflichten beschrieben werden.

Es ist aber zu beachten, dass hier auch ein Augenmerk darauf gelegt wird, dass diese Personen(m/w/d) geeignet und auch entsprechend qualifiziert sind, diese Aufgaben zu übernehmen.

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Im Anschluss sind dann für jeden Bereich entsprechende Anweisungen zu erteilen. In der Regel werden dazu Arbeits-, Betriebs- oder Verfahrensanweisungen erstellt. Um einer rechtssicheren Dokumentation Rechnung zu tragen, sollten diese vom Unternehmer(m/w/d), sprich der Geschäftsleitung durch Unterschrift in Kraft gesetzt werden.

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Nachdem der Unternehmer(m/w/d) nun seiner Organisationsverpflichtung nachgekommen ist, das richtige Personal (m/w/d) ausgewählt, qualifiziert und entsprechende Anweisungen erstellt hat, bleiben nur noch die Überwachungs- und Kontrollpflichten des Unternehmers (m/w/d) oder dessen Vertreters (m/w/d), sprich die Geschäftsführung.

 

Diese Pflicht ist faktisch nicht übertragbar. Das ist und bleibt einzig und alleine die Aufgabe des Unternehmers. Nun stellt sich aber die Frage, wie das in der Realität umgesetzt werden kann. 

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Hierzu folgender Lösungsansatz:

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1. Der Unternehmer (m/w/d) lässt sich regelmäßig (zumindest einmal pro Quartal) von seinen Beauftragten ( m/w/d)darüber informieren, ob die ermittelten und zugewiesenen Rechtspflichten überall umgesetzt und eingehalten werden. Welche rechtlichen Anforderungen sich geändert haben und welche Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen, inklusive Zuständigkeiten und Termine eingeleitet worden sind. Wichtig ist hierbei auch der Abarbeitungsstand von offenen Maßnahmen. Möglicherweise bedarf es hier auch des Eingriffes des Unternehmers (m/w/d), um Maßnahmen zu beschleunigen.

2. In regelmäßigen Abständen beauftragt der Unternehmer (m/w/d) interne oder externe Stellen mit der Durchführung von sogenannten Compliance-Audits. Im Rahmen dieser Audits wird von unabhängigen Stellen der Status Quo des Unternehmens (m/w/d) ermittelt und der Bericht direkt an die Geschäftsleitung weitergeleitet.
    

Mit all diesen Maßnahmen kann der Unternehmer (m/w/d) nachweisen, dass er das Thema Compliance im Griff hat.

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Mit unserer langjährigen Erfahrung können wir Ihnen helfen, Ihr Unternehmen in diesem Bereich rechtssicher zu organisieren.